¿Quién tiene acceso a qué? Buenas prácticas para controlar permisos en tu negocio
Cuando todos tienen acceso a todo, cualquier error puede costar caro. En este post te mostramos cómo controlar los permisos digitales dentro de tu pyme sin complicarte y sin necesidad de sistemas complejos.
🧠 “Pásame la clave del correo, yo lo reviso…”
Frase típica.
Y también el inicio de muchos dolores de cabeza.
👉 Usuarios con acceso a herramientas que ya no usan.
👉 Personas editando o borrando información crítica sin saberlo.
👉 Cuentas compartidas con la misma contraseña desde hace años.
La mayoría de las pymes no tiene claro quién puede hacer qué, y eso abre la puerta a errores, pérdidas de información o incluso accesos indebidos cuando alguien deja la empresa.
🚨 ¿Por qué esto es un riesgo real?
- Se pierde trazabilidad (no sabés quién hizo qué)
- Se expone información confidencial sin querer
- Se pueden cometer errores graves sin intención (como borrar un archivo o enviar un correo masivo)
- Se complica dar de baja accesos cuando alguien ya no trabaja con vos
- Y en el peor de los casos, podés ser víctima de robo de datos
Una buena práctica de seguridad empieza por lo más básico: organizar los permisos.
✅ Qué significa tener control de accesos
No necesitás un sistema sofisticado ni software de seguridad empresarial.
Con organización y criterio podés tener:
✔ Roles definidos para cada persona del equipo
✔ Accesos separados por herramienta y nivel de uso
✔ Un sistema para revocar permisos cuando alguien ya no participa
✔ Contraseñas seguras y actualizadas
🛠️ Buenas prácticas simples para pymes
📁 1. Asigná accesos por rol, no por persona
En lugar de decir “Laura tiene acceso a todo”, definí roles como:
- Administración
- Ventas
- Soporte
- Marketing
Y luego asigná permisos según el rol. Eso te permite escalar sin reinventar la rueda con cada persona nueva.
🔑 2. Usá contraseñas individuales (y seguras)
Evitá compartir una sola contraseña entre varios.
Si necesitás compartir acceso a una herramienta puntual:
- Usá un gestor como LastPass, 1Password o Bitwarden
- O creá usuarios individuales con permisos limitados
Así podés revocar acceso sin afectar a los demás.
🧼 3. Revisá accesos una vez al mes
No esperes a que pase algo. Hacelo parte de tu rutina:
“¿Quién tiene acceso a X herramienta hoy? ¿Todavía lo necesita?”
Solo eso ya te evita muchos dolores de cabeza.
🧾 4. Documentá los accesos activos
Tené un archivo interno (Google Sheet, Notion, etc.) donde anotes:
- Qué herramienta es
- Quién tiene acceso
- Qué tipo de acceso tiene (solo lectura, edición, administración)
- Fecha de asignación
Esto sirve para saber qué revisar cuando alguien entra o sale del equipo.
🔐 5. Activá autenticación en dos pasos
Ya lo mencionamos en otro post, pero vale repetirlo:
Poné 2FA (autenticación en dos pasos) en todas las cuentas que lo permitan.
Una contraseña no es suficiente.
❌ Lo que no deberías seguir haciendo
- Compartir contraseñas por WhatsApp sin borrarlas después
- Dar acceso “por mientras” y dejarlo activo para siempre
- Usar el mismo usuario para todo el equipo
- No desactivar accesos cuando alguien ya no trabaja con vos
💬 Para aplicar esta semana
- Hacé una lista rápida de todas las herramientas digitales que usás en tu negocio (Drive, Gmail, redes, facturación, etc.)
- Anotá quién tiene acceso a cada una.
- Detectá si hay accesos innecesarios o personas que ya no deberían tener ingreso.
- Reorganizá por roles.
- Activá 2FA en al menos una herramienta crítica.
Con solo una hora de revisión podés evitar semanas de problemas futuros.
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